Verkkokaupan perustaminen ja jatkokustannukset

Verkkokaupan perustaminen ei ole ilmaista, vaikka bisnes olisi kuinka pientä. Mutta millaisiin kustannuksiin aloittelevan verkkokauppiaan on syytä varautua? 

Verkkokaupan perustaminen on suhteellisen yksinkertaista – ainakin, jos myynnissä on pieni määrä tuotteita ja kauppaa käydään vain Suomen rajojen sisällä.

Tilanne muuttuu kimurantimmaksi, kun tarjooma ja/tai kauppa-alue laajenevat. Kustannusten hintahaitari voi olla isokin, koska kustannuksia tulee niin monenlaisista asioista. Eivätkä ne kaikki koske kaikkia verkkokauppoja. Tässä kuitenkin yleisimmät kulut, joihin verkkokaupan perustajan tulee valmistautua.

Verkkokauppa-alusta

Ihan ensimmäinen asia, mitä verkkokauppaan tarvitaan, on verkkokauppa-alusta. Parhaimmillaan saat sellaisen ilmaiseksi – sillä ei tosin pötkitä kovin pitkälle, jos valikoimaa on yhtään enempää.

Verkkokauppa-alustaa valittaessa on syytä asettaa katse jo tulevaisuuteen. Edullisempi alusta riittää Suomessa toimimiseen, mutta kansainvälistymissuunnitelmat vaativat enemmän myös verkkokaupalta. Jo pelkästään Pohjoismaihin suuntautuva myynti edellyttää erilaisia kieliversioita, joiden tekeminen joillain alustoilla voi olla vaikeaa.

Yleisimpiä alustoja on esimerkiksi kotimaisista vaihtoehdoista suosituimmat MyCashFlow, Vilkas ja Finqu. Kansainvälisistä alustoista mainittakoon Shopify, Magento 1 & 2, WooCommerce.

Toimituskustannukset

Toimituskulut ovat verkkokaupassa välttämätön paha, joka tulee huomioida tuotteita hinnoiteltaessa.

Postikulut voi joko leipoa tuotteen hintaan tai lisätä kassalla tuotteiden päälle. Myös tuotepalaukset ovat oma kustannuksensa, jotka voivat eri maissa maksaa pitkän pennin – ainakin siinä tapauksessa, jos toimintatapoja ei ole muistettu selvittää etukäteen. Pahimmillaan voi kokonaan olla edullisempaa olla ottamatta palautuksia vastaan.

Logistiikan kustannukset elävät sen mukaan, miten paljon lähetyksiä päivässä on. Pienemmilläkin lähetysmäärillä on mahdollista päästä edullisempiin kustannuksiin käyttämällä palveluntarjoajaa, joka niputtaa useiden pienten kauppojen logistiikan yhden sopimuksen taakse.

Maksutavat

Maksutapoja valittaessa on tärkeää tuntea omat asiakkaat, koska jotkut maksutavat vain konvertoivat paremmin eri yleisöillä. Joku kohdeyleisö haluaa maksaa mobiililompakolla, toinen taas suosii pankkitunnusten käyttämistä.

Tärkeintä on tietenkin tehdä maksamisesta mahdollisimman helppoa ja varmistaa, että kohdeyleisön suosimat maksutavat ovat tarjolla kassalla. Ei ole varmempaa tapaa menettää asiakasta tarjota hänelle vääränlainen maksutapavaihtoehto.

Selvitä siis, mitkä maksutavat miellyttävät sinun asiakkaitasi: Haluavatko he käyttää Pivon ja MobilePayn kaltaisia mobiilimaksuja vai onko heille paras ratkaisu klikata tutusti omaan pankkiin tai luottokortille? Toivovatko he kenties joustavia lasku- ja osamaksupalveluita? Vai olisiko sittenkin paras tarjota mahdollisuutta maksaa ostokset puhelinlaskun yhteydessä?

 

Integraatiot

Joskus verkkokauppa vaatii toimiakseen integraatioita muihin järjestelmiin. Rajapintojen rakentaminen voi maksaa jopa kymppitonneja. Taustalla toimiva ERP-järjestelmä on joissain tapauksissa pakollinen paha.

Integraatioita tarvitaan erilaisiin taustajärjestelmiin, kuten CRM:ään, kirjanpito-ohjelmiin, kivijalkakaupan kassajärjestelmään, varastonhallintaan, tuotetiedon hallintajärjestelmiin sekä erilaisiin markkinointiin liittyviin järjestelmiin (esim. tuotesyötteet Facebookin ja Googlen dynaamisia mainoksia varten).

Integraatioiden tarve kasvaa yleensä sitä mukaa kuin bisnes kasvaa, joten näitä kaikkia ei missään nimessä tarvita heti alussa.

Varastointi

Kustannukset eivät kuitenkaan lopu vielä verkkokaupan perustamiseen. Myös sen ylläpito maksaa, ja vaihtelua kuluissa voi olla paljonkin.

Tuotteiden varastointi voi olla isokin kuluerä – varsinkin, jos valikoima vaatii ison varaston.

Tuotteen varastoinnin sekä lähetysten ja palautusten käsittelyn voi hoitaa itse tai sen voi ulkoistaa kumppanille. Riippuu tuotteista, valikoiman laajuudesta ja toiminnan kokoluokasta, mikä on kulloinkin järkevin ratkaisu.

Verkkokauppaa perustettaessa onkin tarpeen miettiä jo etukäteen, paljonko varastosta lähtee tavaraa ja millaista se on. Esimerkiksi helposti rypistyvät vaatteet täytyy varastoida henkareissa ja freesata silittämällä palautusten yhteydessä, toisin kuin jonkin toisen tyyppinen tuote, jonka voi palauttaa sellaisenaan hyllyyn.

Sen lisäksi, että erilaiset tuotteet vaativat erilaiset varastotilat, tarvitaan taakse myös erilaiset hallintajärjestelmät. Kymmenentuhannen tuotteen varasto vaatii erilaista järjestelmää kuin sadan.

Asiakaspalvelu

Verkkokaupalla pitää olla myös joku, joka vastaa asiakaspalvelusta. Koska Amazonin kaltaisten isojen tekijöiden kanssa ei kannata lähteä kilpailemaan hinnalla, on parempi satsata palvelun laatuun.

Esimerkiksi toimitusnopeus ja -helppous ovat valtteja, joilla voidaan houkutella asiakkaat maksamaan tuotteesta kovempaakin hintaa. Hyvä asiakaspalvelu voi myös olla täyden palvelun paketti, jossa asiakas saa ohjeistusta oikean tuotteen valintaan ja jopa sen valmiiksi ostoskoriin valittuna.

Tällaista palvelua tarjoaa muun muassa Jimm’s PC Store, joka toimii kilpailussa tietokonekomponenttibisneksessä, jossa katteet ovat kapeat. Koska tulosta on haastavaa tehdä tuotteilla, on niiden tukena 24/7-chattipalvelu, jossa saa vastauksia kysymyksiin aina halutessaan. Hyvän palvelun ansiosta asiakkaat ovat valmiita maksamaan samoista tuotteista hieman enemmän.

Markkinointibudjetti

Fakta on, että markkinointiin pitää käyttää rahaa. Pitää kuitenkin laskea, mikä on omalle liiketoiminnalle fiksu satsaus.

Markkinointibudjetin koko riippuu tuotteesta, hintapisteestä ja kohdeyleisöstä. Joka tapauksessa kulu on huomioitava budjetoinnissa ja yleensä uuden verkkokaupan alkumetreillä ROAS eli mainontaan sijoitetun pääoman tuotto on huomattavasti pienempi kuin pidempään kauppaa harjoittaneilla.

Markkinointibudjettia laatiessa ja ROASia seurattaessa onkin tärkeää laskea asiakkuuden LTV eli asiakkaan yrityksen tuotteisiin käyttämä rahamäärä asiakkuuden elinkaaren aikana. Tuomiota asiakashankinnan kannattavuudesta ei kannata välttämättä tehdä asiakkaan ensimmäisen ostoksen perusteella, vaan miettiä mikä on asiakkuuden arvo kokonaisuudessaan.  On hyvä muistaa myös se, että uuden asiakkaan hankintakustannus on aina korkeampi kuin se, että saa vanhan asiakkaan ostamaan uudelleen.

Markkinointi vaatii aina myös omaa osaamista. Ei siis riitä, että tilaa mainostoimistolta kivan kampanjan, koska mikään toimisto ei tunne asiakkaita yhtä hyvin kuin kauppias itse.

Pakkausmateriaalit

Myöskään pakkausmateriaalit eivät ole ilmaisia. Mitä enemmän paketteja vuositasolla lähetetään, sitä enemmän materiaalikustannuksiin on syytä varata rahaa. Vaikka yhden paketin pakkausmateriaali maksaisi vain joitain kymmeniä senttejä, tulee tuhansista paketeista vuodessa jo hyvä summa.

Pakkausmateriaaleissa kannattaa miettiä käytännön tarpeiden lisäksi esimerkiksi brändiarvoa. Silkkipaperiin ja laadukkaaseen laatikkoon pakatun tuotteen koettu arvo on paljon korkeampi kuin kuplamuoviin ja rahtipussiin paketoidun.

Pakkausmateriaaleja valitessa kannattaa miettiä myös niiden vaatima tila varastoituna sekä käyttöönoton helppous. Vaikeasti kasattavat laatikot syövät arvokasta työaikaa muulta toiminnalta.

Osoitekorttien tulostamiseen kannattaa myös kiinnittää huomiota siinä kohtaa, kun lähetyksiä alkaa liikkua enemmän. Alussa pärjää A5-koon tarra-arkeilla ja lasertulostimella, mutta jossain kohtaa on syytä miettiä nopean ja luotettavan tarratulostimen hankintaa.

Henkilöstö

Mitä isommasta verkkokaupasta on kyse, sitä enemmän sen pyörittämiseen tarvitaan työvoimaa. Yleisellä tasolla verkkokaupan henkilöstö kuuluu seuraavanlaisia työtehtäviä:

• Kauppias, jolla on ymmärrys tuotteesta ja kohdeyleisöstä.
• Graafikko, jolla on kokemusta verkkokaupan käyttöliittymäsuunnittelusta.
• Koodari, joka osaa toteuttaa verkkokauppaan uusia toimintoja.
• Valokuvaaja, jonka vastuulla on tuote- ja markkinointikuvien ottaminen.
• Copywriter, joka osaa kirjoittaa hakukoneoptimoidut, mutta houkuttelevat tuotetekstit.
• Markkinoinnin asiantuntija, joka osaa suunnitella ja toteuttaa kampanjat.
• Analyytikko, joka analysoi kävijäliikennettä sekä sivuston toimintaa, kuten nopeutta.
• Varastotyöntekijä, joka hoitaa tuotteiden hyllyttämisen, poiminnan, pakkaamisen, lähettämisen ja palautusten käsittelyn.
• Asiakaspalvelija, joka vastaa asiakkaiden kysymyksiin.
• Talousihminen, joka osaa pitää huolta kassavirtalaskelmista ja budjetista.
• Kirjanpitäjä, jonka täytyy monesti ymmärtää myös ulkomaan tuontiin ja vientiin liittyvien veroasioiden päälle.

Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, että palkkalistoilla pitäisi olla heti kättelyssä yli kymmenen henkeä, vaan että monesti – varsinkin alussa – kauppias itse vastaa suuresta osasta tehtäviä. On kuitenkin hyvä hahmottaa näiden tehtävien kirjo ja miettiä, miten mikäkin osa-alue hoidetaan, koska melkein kaikki luetellut tehtävät tulevat ennen pitkää vastaan.

Kuten varmaan huomasit, on verkkokaupalla yllättävän paljon kuluja, joissa voi olla hyvinkin laaja skaala.

Tässä vielä esimerkkilaskelma hypoteettisesta vaatteita myyvästä verkkokaupasta, jonka vuotuinen liikevaihto on 360 000 euroa.